IA e cleaning professionale: obblighi per le imprese

Il decreto legislativo 7 ottobre 2026, n. 179, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 234 dell'8 ottobre 2026, introduce disposizioni sull'utilizzo dell'intelligenza artificiale nei rapporti di lavoro e sulla tutela della salute e sicurezza dei lavoratori. Il provvedimento entrerà in vigore il 23 ottobre 2026.

Il decreto, intitolato «Adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del regolamento (UE) 2024/1689 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 13 giugno 2024, che stabilisce regole armonizzate sull'intelligenza artificiale, in materia di poteri delle Autorità nazionali e di utilizzo dell'intelligenza artificiale nella formazione», dà attuazione alla delega prevista dalla legge 23 settembre 2025, n. 132.

Il provvedimento disciplina diversi aspetti dell'attuazione nazionale dell'AI Act, tra cui i poteri delle autorità competenti, la vigilanza, le sanzioni e la formazione. Per le aziende del cleaning professionale, le disposizioni di maggiore interesse sono quelle degli articoli 41 e 42, dedicate alle decisioni sul personale e alla sicurezza nei luoghi di lavoro.

Decisioni sul personale: deve decidere una persona

L'articolo 41 stabilisce che, quando il datore di lavoro utilizza sistemi di IA nei processi decisionali relativi al rapporto di lavoro, le decisioni definitive devono essere affidate a una persona fisica dotata di potere effettivo e autonomo.

La disposizione riguarda la costituzione, la modifica e la cessazione del rapporto di lavoro, compresi i provvedimenti disciplinari e le valutazioni delle prestazioni. L'IA può fornire analisi, punteggi o raccomandazioni, ma la decisione finale deve essere assunta da una persona in grado di valutare autonomamente le informazioni e discostarsi dal risultato prodotto dal sistema. Il consenso del lavoratore non consente di derogare a questa regola.

Il decreto esclude da questo specifico vincolo le attività di ricerca e selezione delle candidature, anche quando comportano la mancata ammissione alle fasi successive. Restano però applicabili le altre disposizioni pertinenti, comprese quelle dell'AI Act sui sistemi ad alto rischio.

Le tutele contro determinate decisioni interamente automatizzate erano già previste dall'articolo 22 del GDPR, con le condizioni e le eccezioni stabilite da tale disposizione. Il D.Lgs. 179/2026 introduce regole specifiche per il rapporto di lavoro e prevede espressamente la nullità delle decisioni adottate in violazione dell'articolo 41, comma 1.

Informazione ai lavoratori e controlli automatizzati

L'articolo 41, comma 3, richiama gli obblighi informativi dell'articolo 1-bis del D.Lgs. 152/1997, già presenti nell'ordinamento italiano e richiamati anche dalla legge 132/2025.

Nei casi e con le modalità previsti dalla disposizione, il datore di lavoro deve informare i lavoratori prima dell'avvio del trattamento sull'impiego di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati, indicando, tra l'altro, le finalità, gli aspetti del rapporto di lavoro interessati e i principali parametri utilizzati.

L'informativa deve essere comunicata anche alle rappresentanze sindacali aziendali o unitarie oppure, in loro assenza, alle sedi territoriali delle organizzazioni sindacali individuate dalla norma.

Il nuovo articolo 41 riconosce inoltre al lavoratore il diritto di ottenere, su richiesta e attraverso l'intervento di una persona, una motivazione comprensibile delle decisioni che lo riguardano, compresi l'eventuale incidenza dell'IA e i principali parametri considerati.

Restano fermi i diritti previsti dagli articoli 13, 15 e 22 del GDPR, espressamente richiamati dall'articolo 41, e i limiti ai controlli a distanza dell'articolo 4 della legge 300/1970 (Statuto dei lavoratori), fatti salvi dall'articolo 1-bis del D.Lgs. 152/1997.

Le imprese che utilizzano sistemi di geolocalizzazione, monitoraggio delle attività o misurazione della produttività devono quindi verificare le caratteristiche e le finalità degli strumenti. A seconda dei casi, possono essere necessari accordi sindacali o autorizzazioni dell'Ispettorato del lavoro. Devono essere considerate anche le eccezioni previste per gli strumenti utilizzati per rendere la prestazione lavorativa e per la registrazione degli accessi e delle presenze.

IA e sicurezza: cosa cambia per il DVR

L'articolo 42 stabilisce che l'utilizzo di sistemi di IA che incidono sull'organizzazione del lavoro, sui ritmi produttivi, sulle modalità di esecuzione delle prestazioni o sui processi decisionali rilevanti per la sicurezza deve essere considerato nella valutazione dei rischi prevista dall'articolo 28 del D.Lgs. 81/2008.

Dal 23 ottobre 2026, le imprese interessate devono quindi valutare anche i sistemi già in uso, verificandone le conseguenze sulle condizioni di lavoro. Il datore di lavoro deve inoltre assicurare un'adeguata informazione e formazione sui rischi specifici connessi all'IA e sulle misure di prevenzione e protezione adottate.

Per stabilire quando sia necessario rielaborare il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR), occorre fare riferimento all'articolo 29, comma 3, del D.Lgs. 81/2008.

La disposizione prevede la rielaborazione immediata della valutazione quando ricorrono le condizioni indicate, tra cui modifiche dell'organizzazione del lavoro significative per la salute e sicurezza. Nei casi previsti, il documento deve essere rielaborato entro 30 giorni dalla relativa causa. Il D.Lgs. 179/2026 non introduce una scadenza generalizzata di 30 giorni decorrenti dal 23 ottobre 2026.

Le imprese che utilizzano sistemi di IA con effetti sull'organizzazione delle attività dovrebbero quindi coinvolgere il responsabile del servizio di prevenzione e protezione (RSPP) per verificare gli eventuali aggiornamenti necessari.

Impatti sulla filiera del cleaning professionale

Fabbricanti e distributori

Le disposizioni riguardano tutti i comparti produttivi quando utilizzano sistemi di IA nelle proprie attività aziendali: fabbricanti di macchine, detergenti, disinfettanti e pasta lavamani professionale, produttori di attrezzature, tessili, carta tissue e consumabili, oltre alle aziende distributrici.

L'impiego dell'IA per organizzare la produzione, assegnare mansioni, monitorare le prestazioni o gestire il personale di magazzino richiede una verifica delle funzioni effettivamente svolte.

Quando i sistemi contribuiscono a valutazioni individuali o a decisioni disciplinari, la decisione definitiva deve essere riservata a una persona, secondo quanto previsto dall'articolo 41. Se incidono sui ritmi produttivi o sulle modalità di esecuzione delle attività, devono essere considerati anche nella valutazione dei rischi prevista dall'articolo 42.

Imprese di pulizia e multiservizi

Le imprese di servizi utilizzano sempre più strumenti digitali per programmare turni, assegnare cantieri, definire tempi standard e controllare l'esecuzione delle prestazioni.

Un software basato sull'IA che distribuisce gli interventi in funzione dei tempi di esecuzione e della produttività individuale deve essere esaminato per le sue conseguenze sull'organizzazione del lavoro e sulla sicurezza degli operatori.

Se le informazioni elaborate vengono utilizzate per assumere decisioni definitive sulle prestazioni individuali, per adottare provvedimenti disciplinari o per risolvere rapporti di lavoro, trova applicazione l'articolo 41.

La verifica deve considerare anche gli obblighi informativi, la protezione dei dati personali e le regole sui controlli a distanza.

Un gestionale privo di funzioni riconducibili alla definizione normativa di sistema di IA non rientra negli articoli 41 e 42 per il solo fatto di essere automatizzato. Può comunque essere soggetto agli obblighi informativi sui sistemi automatizzati e alle disposizioni sui controlli a distanza, quando ne ricorrono i presupposti.

Fabbricanti di macchine e robot con IA integrata

Per i produttori di macchine del cleaning è necessario distinguere gli obblighi dell'azienda come datore di lavoro dai requisiti di conformità dei prodotti commercializzati.

Il regolamento (UE) 2026/1744, entrato in vigore il 27 luglio 2026, ha modificato il rapporto tra l'AI Act e il Regolamento macchine (UE) 2023/1230, trasferendo quest'ultimo nella sezione B dell'allegato I dell'AI Act.

Per i sistemi di IA classificati ad alto rischio ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, e collegati alle macchine, l'applicazione diretta dell'AI Act è limitata alle disposizioni specificamente richiamate dall'articolo 2, paragrafo 2.

I pertinenti requisiti di sicurezza saranno integrati nella disciplina settoriale attraverso atti delegati della Commissione, destinati ad applicarsi entro il 2 agosto 2028. Il Regolamento macchine sarà invece applicabile dal 20 gennaio 2027.

La presenza di funzioni intelligenti in una macchina non determina di per sé la classificazione del relativo sistema di IA come ad alto rischio. La valutazione dipende dalla funzione prevista e dalle condizioni stabilite dalla normativa europea, in particolare per i sistemi che svolgono funzioni di sicurezza.

Formazione e altri obblighi europei

L'articolo 4 dell'AI Act, regolamento (UE) 2024/1689, nel testo aggiornato, richiede ai fornitori e agli utilizzatori professionali di sistemi di IA (deployer) di adottare misure per sostenere lo sviluppo delle competenze del personale che utilizza tali strumenti per loro conto.

L'obbligo, riformulato dal regolamento (UE) 2026/1744, deve essere attuato tenendo conto delle conoscenze, dell'esperienza e del contesto di utilizzo. Non è richiesto di garantire un determinato livello individuale di competenza. La disposizione riguarda anche le imprese che utilizzano sistemi di IA nelle normali attività d'ufficio.

Resta inoltre applicabile, dal 2 febbraio 2025, il divieto dell'articolo 5, paragrafo 1, lettera f), dell'AI Act relativo all'utilizzo di sistemi di IA per dedurre le emozioni delle persone sul luogo di lavoro, salvo le eccezioni previste per motivi medici o di sicurezza.

Scadenze da considerare

23 ottobre 2026 – D.Lgs. 179/2026

Entrano in vigore le disposizioni nazionali, comprese quelle degli articoli 41 e 42. Il decreto non prevede un periodo transitorio specifico per tali articoli.

20 gennaio 2027 – Regolamento macchine

Diventa applicabile il regolamento (UE) 2023/1230, rilevante anche per i fabbricanti di macchine e robot destinati al cleaning professionale.

2 dicembre 2027 – Sistemi di IA ad alto rischio dell'allegato III

Si applicano le disposizioni del capo III, sezioni 1, 2 e 3, dell'AI Act ai sistemi classificati ad alto rischio ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 2, e dell'allegato III, secondo il calendario stabilito dall'articolo 113.

L'allegato III, punto 4, comprende determinati sistemi utilizzati per selezionare candidati, gestire i rapporti di lavoro, monitorare e valutare le prestazioni. La lettera b) include espressamente i sistemi destinati ad assegnare compiti sulla base del comportamento individuale o di tratti e caratteristiche personali.

La lettera b) interessa direttamente le imprese di pulizia che utilizzano sistemi di IA per distribuire attività e cantieri sulla base di dati individuali. La classificazione deve essere verificata secondo le condizioni dell'articolo 6, compresi i casi di esclusione previsti dal paragrafo 3.

L'esclusione non opera, però, per i sistemi dell'allegato III che effettuano profilazione di persone fisiche: in questo caso il sistema è sempre considerato ad alto rischio, come stabilito dall'articolo 6, paragrafo 3, ultimo comma.

La profilazione, definita dall'articolo 4, punto 4, del GDPR, comprende il trattamento automatizzato di dati personali finalizzato a valutare aspetti individuali, tra cui il rendimento professionale. Un sistema che analizza automaticamente la produttività dei singoli operatori può quindi svolgere attività di profilazione. La presenza di questa funzione deve essere verificata in concreto: la semplice assegnazione informatizzata dei turni non è sufficiente, da sola, per presumere che vi sia profilazione.

Per i datori di lavoro che utilizzano sistemi ad alto rischio, l'articolo 26, paragrafo 7, prevede anche l'informazione preventiva ai rappresentanti dei lavoratori e ai lavoratori interessati, prima della messa in servizio o dell'utilizzo del sistema sul luogo di lavoro.

Per i sistemi già immessi sul mercato o messi in servizio prima della data di applicazione del capo III, l'articolo 111, paragrafo 2, prevede in via generale l'applicazione dei relativi obblighi quando, a decorrere da tale data, intervengano modifiche significative della progettazione. È prevista una disciplina specifica per i sistemi destinati all'utilizzo da parte delle autorità pubbliche.

2 agosto 2028 – Requisiti IA per le macchine

Entro questa data devono trovare applicazione gli atti delegati previsti dal Regolamento macchine, come modificato dal regolamento (UE) 2026/1744, per integrare i pertinenti requisiti relativi ai sistemi di IA ad alto rischio disciplinati dalla normativa settoriale.

Le scadenze europee non modificano la decorrenza degli obblighi nazionali introdotti dagli articoli 41 e 42 del D.Lgs. 179/2026.

Sanzioni e conseguenze delle violazioni

Le conseguenze cambiano a seconda della norma violata.

Decisioni sul personale

L'articolo 41, comma 4, del D.Lgs. 179/2026 stabilisce la nullità del licenziamento intimato in violazione del comma 1 e delle altre decisioni del datore di lavoro assunte in violazione dello stesso comma.

Salute e sicurezza

L'inosservanza degli obblighi di valutazione dei rischi, informazione e formazione può comportare l'applicazione delle sanzioni previste dal D.Lgs. 81/2008.

Per diverse violazioni il Testo unico prevede sanzioni penali, tra cui arresto o ammenda, secondo la specifica fattispecie accertata. L'articolo 42 del D.Lgs. 179/2026 non introduce una sanzione pecuniaria autonoma.

Violazioni dell'AI Act

L'articolo 23 del D.Lgs. 179/2026 disciplina le sanzioni amministrative per specifiche violazioni del regolamento europeo.

Per le pratiche vietate dall'articolo 5 dell'AI Act sono previste sanzioni fino a 35 milioni di euro o, se superiore, al 7% del fatturato mondiale annuo.

Per le violazioni degli obblighi elencati dall'articolo 23, comma 2, tra cui quelli dei deployer (articolo 26) e di trasparenza (articolo 50) dell'AI Act, il massimale è di 15 milioni di euro o, se superiore, del 3% del fatturato mondiale annuo.

Per PMI, microimprese e start-up innovative si applica il criterio previsto dall'articolo 99, paragrafo 6, dell'AI Act, richiamato dal decreto nazionale, che considera il valore inferiore tra l'importo fisso e la percentuale del fatturato previsti.

Le sanzioni dipendono dalla violazione contestata e dalla data di applicazione dei relativi obblighi. I massimali dell'AI Act non sono sanzioni automaticamente associate alle violazioni degli articoli 41 e 42.

Le verifiche da effettuare in azienda

Le imprese che utilizzano sistemi di IA nella gestione del personale o nell'organizzazione delle attività dovrebbero effettuare una ricognizione degli strumenti già impiegati, verificando:

• quali processi decisionali coinvolgono sistemi di IA e chi assume le decisioni definitive;

• gli obblighi informativi verso lavoratori e rappresentanze sindacali, quando applicabili;

• l'eventuale presenza di controlli a distanza e la necessità di adempimenti in materia di protezione dei dati personali, compresa la valutazione d'impatto (DPIA), ove richiesta;

• gli effetti dei sistemi sulla sicurezza e la necessità di aggiornare la valutazione dei rischi o la formazione;

• le misure adottate per sviluppare le competenze del personale nell'utilizzo dell'IA.

È opportuno coinvolgere le funzioni aziendali competenti per le risorse umane, la sicurezza e la protezione dei dati, con il supporto di specialisti quando necessario.

Per i fabbricanti di macchine e robot con IA integrata resta importante seguire l'evoluzione degli atti delegati previsti dal Regolamento macchine, mantenendo distinta la conformità dei prodotti dagli obblighi relativi all'utilizzo dell'IA all'interno dell'azienda.

Il testo integrale del provvedimento è disponibile nella Gazzetta Ufficiale, D.Lgs. 179/2026. Per la sicurezza sul lavoro è consultabile il D.Lgs. 81/2008 su Normattiva.